Keräämme tietoja nettisivuston kävijöistä. Kerromme tässä selosteessa tietojen käsittelystä ja oikeuksistasi rekisteröitynä.
Rekisterinpitäjä on vastuussa siitä, että tietoja kerätään ja käytetään asianmukaisesti. Tämän sivuston rekisterinpitäjä on
Suomen 4H-liitto ry (Y-tunnus: 0202342-5)
Karjalankatu 2 A
00520 Helsinki
Lisätietoja tietosuojasta antaa
Kenen tietoja keräämme ja miksi?
Keräämme tietoja eri käyttäjäryhmiltä, joista kerromme tarkemmin alla. Tietojen käsittelylle on oltava aina peruste ja meidän tapauksessamme sitä sanotaan oikeutetuksi eduksi. Se tarkoittaa, että tiedoista on hyötyä yhdistykseen liittyvien asioiden hoitamisessa, mutta käsittelystä sinulle aiheutuva riski on pieni.
Yleisimmin keräämme lomakkeilla yhteystietoja, joihin kuuluvat esimerkiksi nimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite. Joillakin lomakkeilla kysytään myös ikää tai asuinpaikkaa. Nämä tiedot menevät suoraan vastuuhenkilön sähköpostiin tai hänen käytössään olevaan tietokantaan. Vastuuhenkilö säilyttää tietoja ainoastaan niin kauan kuin tarvitsee niitä esimerkiksi materiaalin lähettämiseen, tilastointiin tai päätöksen tekemiseen.
Keräämme tietoja sekä käyttäjiltä itseltään että muilta ihmisiltä. Tietoja käytetään vain siihen tarkoitukseen, johon ne on kerätty ja ne säilytetään vain niin kauan kuin niitä tarvitaan.
Nettisivujen käyttäjät
Käytämme nettisivuillamme evästeitä. Eväste on pieni tekstitiedosto, joka tallennetaan tietokoneellesi, kun käyt sivustolla. Keräämme esimerkiksi Google Analyticsin avulla tilastoja siitä, kuinka paljon sivuillamme on kävijöitä ja mitä sivuja he katsovat eniten. Evästeen avulla selain voi esimerkiksi muistaa valitsemasi kielen. Näiden tietojen tarkoitus on auttaa meitä kehittämään toimintaamme ja helpottaa sivujen käyttöä.
Jos jaat sivujemme sisältöä sosiaalisen median painikkeilla, asentaa somepalvelu oman evästeensä. Tällöin eväste tulee esimerkiksi Instagramilta tai Facebookilta, eikä meidän sivuiltamme.
Evästeiden avulla emme saa sinusta tietoja, joiden avulla tunnistamme kuka olet. Eväste kirjaa muistiin mitä ja milloin selaimellasi on tehty sivustollamme. Evästeiden käyttö perustuu suostumukseen ja voit halutessasi poistaa evästeet selaimen asetuksista.
Tapahtumiin ja koulutuksiin ilmoittautuvat
Sivujemme kautta voi ilmoittautua erilaisiin tapahtumiin tai koulutuksiin täyttämällä lomakkeen. Lomakkeilla kerätään yhteystietoja ja muita tapahtuman järjestämiseen tarvittavia tietoja, kuten tieto allergiasta tai erityisruokavaliosta, jos tapahtumassa on tarjoilua. Ilmoittautumistietoja voidaan yhdistää tarvittaessa jäsenrekisterin tietoihin. Tietoja säilytetään enintään kahden vuoden ajan tapahtuman jälkeen.
Henkilötietoja ei luovuteta tapahtuman järjestelyissä avustaville tahoille, ellei se ole turvallisuuden vuoksi välttämätöntä. Esimerkiksi tarjoilun tapahtumaan järjestävä ei saa tietää kuka on allerginen, vaan ainoastaan mille joku on allerginen.
Jos tapahtuman järjestää kokonaan ulkopuolinen yhteistyökumppani, siitä kerrotaan ilmoittautumisen yhteydessä. Tällöin tapahtuman tietosuojasta vastaa sen järjestäjä, vaikka linkki ilmoittautumiseen olisikin sivuillamme.
Kilpailuihin osallistujat ja stipendihakemukset
Sivulla olevilla lomakkeilla voi osallistua kilpailuihin tai ehdottaa jotain stipendin saajaksi. Joka vuosi järjestetään esimerkiksi Vuoden 4H-kerho -kilpailu ja Vuoden 4H-yritys -kilpailu. Näillä lomakkeilla kerätään osallistujien ja ehdokkaiden yhteystiedot ja perusteluja ja taustatietoja ehdokkaista.
Näihin lomakkeisiin voi täyttää henkilötietoja joku muu kuin ehdokas itse. Peruste tietojen keräämiselle on oikeutettu etu ja tietoja käsittelevät ainoastaan 4H-liiton työntekijät ja toimihenkilöt, joiden tehtäviin se kuuluu. Tietoja voidaan luovuttaa yhteistyökumppaneille, jos sitä tarvitaan päätöksentekoon tai palkitsemiseen.
Toiminnan kehittäminen, raportointi ja tutkimukset
Sivujen kautta voi antaa palautetta tai raportteja toiminnasta tai tapahtumista. Lisäksi teemme aika ajoin tutkimusta, joihin myös käytetään lomaketietoja (ei henkilötietoja). Näillä lomakkeilla voidaan kysyä yhteystietoja ja esimerkiksi projekteihin liittyviä tietoja. Lomakkeella voi myös ilmoittaa toimihenkilön merkkipäivästä. Näitä tarkoituksia varten joku muu voi antaa tietoja sinusta. Näitäkin tietoja käsitellään vain siihen tarkoitukseen, johon tiedot on annettu.
4H-toiminnasta kiinnostuneet
Jos olet kiinnostunut 4H-toiminnasta, voit jättää yhteystietosi nettisivujen kautta. Nämä tiedot annamme lähimmän paikallisyhdistyksen käyttöön, jotta he voivat ottaa yhteyttä sinuun.
Jäseneksi liittyvät tai muihin palveluihin kirjautuvat
Jos liityt sivujemme kautta jäseneksi tai kirjaudut sivuiltamme jäsenpalveluun tai muuhun palveluun, kerromme niiden tietojen käsittelystä kirjautumisen yhteydessä. Esimerkiksi jäsenrekisterillä on erillinen tietosuojaseloste, jonka voit lukea jäseneksi liittyessä tai palveluun kirjautuessa. Käytämme myös jäsenrekisterimme tietoja aika ajoin tutkimustarkoituksiin, mutta niissäkään emme käytä yksilöinti- eli henkilötietoja.
Suomen 4H-liiton työtehtäviin hakeneet sekä avoimen hakemuksen lähettäneet
Hakemuksia ja liitteitä käsittelevät ainoastaan Suomen 4H-liittoon työsuhteessa olevat rekrytointiin osallistuvat henkilöt ja mahdolliset rekrytointiin osallistuvat ulkopuoliset tahot.
Rekisteri sisältää hakijan seuraavat tiedot:
- hakemus liitteineen
- yksilöinti- ja yhteystiedot, kuten nimi, osoite ja sähköpostiosoite
- koulutus ja kielitaito
- työkokemus ja osaamista koskevat tiedot
- vapaamuotoinen oma esittely
Rekrytoinnissa valitun henkilön hakemus säilytetään työsopimuksen kanssa yhteneväisen ajan. Tietoja säilytetään hallinto- ja talousjohtajan arkistossa. Muut hakemukset säilytetään yhden vuoden tehtävän täyttämisestä rekrytoijan arkistossa. Suomen 4H-liitolle lähetetyt avoimet hakemukset korkeintaan 6 kuukautta.
Tietojen käsittely ja siirto
Käytämme tietojen käsittelyssä alihankkijoita, esimerkiksi nettipalveluntarjoajia. Joissain tapauksissa tietojasi voidaan säilyttää Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella, esimerkiksi pilvipalvelussa, mutta silloin tietoturva varmistetaan sopimuksella.
Sinun oikeutesi
Sinulla on oikeus tarkastaa mitä tietoja olemme sinusta tallentaneet. Jos tiedoissa on jotain väärin, korjaamme sen. Voit myös pyytää meitä poistamaan tietosi tai kieltää niiden käytön, mutta jos jokin laki vaatii meitä säilyttämään tiedot, emme voi poistaa niitä.
Kaikissa tietosuoja-asioissa voit olla yhteydessä sivun alussa mainittuun vastuuhenkilöön.
Jos olemme toimineet tietojen käsittelyssä mielestäsi väärin, emmekä suostu korjaamaan asiaa, sinulla on oikeus valittaa tietosuojavaltuutetulle www.tietosuoja.fi.
Muutokset tietosuojaselosteeseen
Voimme muuttaa tätä selostetta, jos lainsäädäntö muuttuu tai meidän toimintamme muuttuu tai kehittyy niin, että tässä selosteessa kerrotut asiat eivät enää pidä paikkaansa.