TIETOSUOJASELOSTE – Suomen 4H-liiton jäsenrekisteri

1. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö

Rekisterinpitäjä: Suomen 4H-liitto r.y. (”Yhdistys”)
Osoite: Karjalankatu 2 A, 00520  HELSINKI
Puhelin: 040 569 1126
Sähköposti: patrik.lindfors@4h.fi
Yhteyshenkilö: Patrik Lindfors

2. Rekisteröidyt

 Rekisterissä käsitellään Yhdistyksen perustajajäsenien ja jäseninä olevien 4H-yhdistysten jäsenien ja entisten jäsenien, alaikäisten jäsenien huoltajien, Yhdistyksen toimintaan liittyvien organisaatioiden yhteyshenkilöiden sekä sen ja 4H-yhdistysten luottamushenkilöiden, kerhonohjaajien, aikuisohjaajien, yritysohjaajien ja toimihenkilöiden henkilötietoja (”Rekisteröity”).

 3. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus

 Rekisterin käyttötarkoituksena on Rekisteröityjen henkilötietojen ajantasainen hallinta jäsenyyden tai muun Yhdistykseen liittyvän suhteen aikana, sen ylläpito ja kehittäminen sekä markkinointi että suoramarkkinointi ja myös päättyneiden jäsenyyksien tai muiden suhteiden dokumentaation hallinta henkilötietojärjestelmässä (”Järjestelmä”).

Henkilötietojen käsittely perustuu Yhdistyksen lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä sekä tietyissä tapauksissa sopimuksen täytäntöönpanoon.

4. Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisterissä käsitellään Yhdistyksen perustajajäsenten ja jäsenenä olevien 4H-yhdistysten jäsenien henkilö- ja yhteystietoja sekä muita jäsenyyteen liittyviä tarpeellisia tietoja. Näitä tietoja ovat:

  • Rekisteröidyn etu- ja sukunimi;
  • Rekisteröidyn kotipaikka ja osoite;
  • Rekisteröidyn sähköpostiosoite;
  • Rekisteröidyn puhelinnumero;
  • Rekisteröidyn sähköposti
  • Sähköisen viestinnän tunnistetiedot;
  • Rekisteröidyn jäsennumero;
  • Rekisteröidyn syntymävuosi;
  • Rekisteröidyn sukupuoli;
  • Tieto ulkopuolisesta jäsenmaksun maksajasta;
  • Rekisteröidyn osallistuminen toimintaan;
  • Hyväksyntä 4H-tilaisuuksissa otettujen kuvien ja tallenteiden käyttämiseen;
  • Alaikäisillä jäsenillä huoltaja

Rekisterissä käsitellään alaikäisten jäsenien huoltajien, luottamushenkilöiden, kerhonohjaajien, aikuisohjaajien, yritysohjaajien ja toimihenkilöiden henkilö- ja yhteystietoja sekä muita tarpeellisia tietoja. Näitä tietoja ovat:

  • Rekisteröidyn etu- ja sukunimi;
  • Rekisteröidyn kotipaikka ja osoite;
  • Rekisteröidyn sähköpostiosoite;
  • Rekisteröidyn puhelinnumero;
  • Rekisteröidyn sähköposti;
  • Sähköisen viestinnän tunnistetiedot;
  • Rekisteröidyn sukupuoli;
  • Rekisteröidyn osallistuminen toimintaan;
  • Hyväksyntä 4H-tilaisuuksissa otettujen kuvien ja tallenteiden käyttämiseen;
  • Alaikäisten jäsenten huoltajilla huollettavat jäsenet

Rekisterissä käsitellään Yhdistyksen toimintaan liittyvien organisaatioiden yhteyshenkilöiden henkilö- ja yhteystietoja sekä muita tarpeellisia tietoja. Näitä tietoja ovat:

  • Rekisteröidyn etu- ja sukunimi;
  • Rekisteröidyn titteli;
  • Rekisteröidyn yritys;
  • Rekisteröidyn sähköpostiosoite;
  • Rekisteröidyn puhelinnumero;
  • Rekisteröidyn sähköposti;
  • Sähköisen viestinnän tunnistetiedot;

5. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään Rekisteröidyltä itseltään.

6. Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva

Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu Yhdistyksen Järjestelmään, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat.

Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja jäsentietojen käyttöä valvotaan. Jäsenellä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasanasuojaus. Yhdistyksen ulkopuolelle lähetettävät henkilötiedot salataan. Käytetyt työasemat ja tallennusmediat ovat salattu.

 7. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot

Henkilötietoja ei luovuteta kolmansille.

Henkilötietoja voidaan siirtää myös muille palveluntarjoajille Järjestelmän toteuttamiseksi. Henkilörekisterin teknisen ylläpidon toteuttava rekisterinpitäjän yhteistyökumppani voi siirtää henkilötietoja soveltuvan yksityisyyden suojaa koskevan lainsäädännön ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.

8. Henkilötietojen siirrot Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Yhdistys voi käyttää henkilötietojen käsittelyssä myös muita palveluntarjoajia, jotka sijaitsevat Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle toteutetaan aina jollakin alla mainitulla, lainmukaisella perusteella:

  • Euroopan komissio on päättänyt, että kyseisessä vastaanottajamaassa on varmistettu riittävä tietosuojan taso;
  • Yhdistys on toteuttanut asianmukaiset suojatoimet henkilötietojen siirtämiseksi käyttämällä Euroopan komission hyväksymiä tietosuojaa koskevia vakiolausekkeita. Rekisteröidyllä on tällöin oikeus saada jäljennös kyseisistä vakiolausekkeista ottamalla Yhdistykseen yhteyttä Yhteydenotot-kohdassa kuvatun mukaisesti; tai
  • Rekisteröity on antanut nimenomaisen suostumuksensa henkilötietojensa siirtämiseksi, tai henkilötietojen siirtämiselle on olemassa muu lainmukainen peruste.

Henkilötietoihin ei anneta pääsyä enempää kuin on välttämätöntä palveluiden toteuttamiseksi. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle perustuu aina voimassaolevaan henkilötietojen käsittelyä koskevaan lainsäädäntöön ja toteutetaan kyseisen lainsäädännön mukaisesti.

 9. Henkilötietojen säilytysaika

 Henkilötiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin Rekisteröity on Yhdistyksen jäsen tai muu suhde Yhdistykseen jatkuu. Jäsenyyden päättymisen tai muun suhteen päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan jäsenyyden päättymisestä Yhdistyksen oikeutetun edun perusteella, ts. mahdollisiin oikeusvaateisiin puolustautumisen takia (KKO 2017:15). Henkilötiedot voidaan säilyttää myös tätä kauemmin, jos sovellettava lainsäädäntö tai Yhdistyksen sopimusvelvoitteet kolmansia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa.

10. Profilointi

 Yhdistys voi osana henkilötietojen käsittelytoimia toteuttaa Rekisteröidyn automaattista profilointia. Profiloinnin seurauksena rekisteröity saa hänelle paremmin kohdennettuja markkinointiviestejä Suomen 4H-liitosta ja/tai omasta 4H-yhdistyksestä.

11. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin. Rekisteröity voi antaa Yhdistykselle kanavakohtaisia suoramarkkinointia koskevia suostumuksia ja kieltoja (esimerkiksi kieltää sähköpostitse lähetettävät markkinointiviestit).

Lisäksi rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:

  • saada tieto henkilötietojensa käsittelystä;
  • saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat Yhdistyksen käsittelemät henkilötiedot;
  • vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;
  • vaatia henkilötietojensa poistamista;
  • peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen;
  • vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on Yhdistyksen oikeutettu etu;
  • saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että rekisteröity on itse toimittanut kyseiset henkilötiedot Yhdistykselle, Yhdistys käsittelee kyseisiä henkilötietoja rekisteröidyn suostumuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti; ja
  • vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.

Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Yhdistys voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Yhdistys voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

12. Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle

Jokaisella Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa Rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli Rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

13. Yhteydenotot

 Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse Kirsi Korpaeukselle osoitteeseen kirsi.korpaeus@4h.fi . Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen:
Suomen 4H-liitto
Karjalakatu 2 A
00520  HELSINKI

 14. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 5.3.2020.